План урока:
Питання про те, як правильно вести облік касових операцій за допомогою комп'ютера, трапляється доволі часто. Розгляньмо, які засоби передбачені в типовій конфігурації "1С:Бухгалтерія для України" для автоматизації цієї ділянки роботи.
Чинними нормативними документами передбачено ведення обліку готівкових коштів за допомогою комп'ютера. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджено Наказом №511, що допускає ведення первинних касових документів за допомогою комп'ютера. Пункт 3.11 Положення №722 згадує про можливість автоматизованого ведення журналу реєстрації первинних касових документів, а п. 4.4 визначає вимоги до програмного забезпечення, що використовується для ведення касової книги, а також до зберігання друкованих форм та електронного вигляду касової книги.
1 Наказ №51 - Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій".2Положення №72 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 19.02.2001 р. №72.
У програмі "1С:Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті".
Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто "Наши денежные счета". Це дворівневий довідник (мал. 1), відкрити який можна через меню Справочники/Счета нашей фирмы. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу.
Малюнок 1
Тоді, крім елемента "Основна каса", слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют (наприклад "Каса (GBP)", "Каса (FFR)"). Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника "Валюты". Значення останніх номерів касових документів програма заноситиме до довідника самостійно.
У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи "Приходный кассовый ордер" і "Расходный кассовый ордер" (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт "Касова книга" (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто".
Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення да. У своїх уроках ми завжди використовували значення нет і дозволяли створення проведень по касі іншими документами. У цьому випадку звіт формується, але не передбачене автоматичне визначення номерів витратних ордерів для проведень, створених іншими документами. Тому значення константи з навчальною метою ми змінили, однак нагадаємо, що воно має бути вибране тільки один раз на початку обліку.
Розгляньмо приклад ведення обліку касових операцій.
Приклад: 30.01.2002 р. з основного розрахункового рахунка в касу підприємства надійшло 394,94 грн для виплати заробітної плати і 250 USD для видачі під звіт працівникові, що відряджається за кордон.
Цього ж дня заробітна плата була виплачена і валюта видана під звіт.
Курс USD у цей період становив на дату останньої операції: 22.01 - 5,3262 грн, 30.01 - 5,3222 грн (наведено умовний курс долара США). Залишок на розрахунковому рахунку - 3680 USD, у касі - 20 USD.
При обліку готівкової валюти в касі слід відобразити в обліку різниці, що виникають за рахунок коливання курсу. У програмі передбачено автоматичний розрахунок курсових різниць у бухгалтерському обліку й облік прибутків (збитків) від зміни курсу іноземної валюти відносно курсу гривні. інформація про історію зміни курсу за датами зберігається в періодичних реквізитах Курс НБУ і Кратность в довіднику "Валюты". Підготуймо цей довідник.
Щоб внести курс валюти USD за потрібні дати, відкриємо довідник "Валюты" (меню Справочники/Валюты) і виберемо в списку валюту "Доллар США". Натиснення кнопки История у вікні списку (мал. 2) викличе історію курсу валюти. Кнопки Добавить, Изменить, Удалить, Удалить на дату використовуються для додання або виправлення записів. Зверніть увагу, що для долара США встановлюється курс за 100 одиниць, це зазначено в реквізиті Кратность. Таке подання зроблено для підвищення точності розрахунків.
Малюнок 2
Програма дозволяє завантажити курси валют через інтернет зі сайта finance.com.ua. Для цього призначена обробка Загрузка курсов валют, доступна в меню Сервис (мал. 3). Викликати її можна натисненням кнопки Загрузить у формі довідника "Валюты".
Малюнок 3
У діалоговій формі треба позначити валюти, для яких завантажуватимемо курси, і зазначити потрібний період. Перед завантаженням перевірте, чи ваш комп'ютер має встановлений доступ до інтернету.
Під час приготування уроку ми завантажили історію курсу долара з сервера finance, але курс за дати, що нас цікавлять, виявився настільки стабільним, що довелося внести до довідника умовні значення, якими ми користуємося в прикладі. Після підготовки довідника можна розпочинати оформлення касових операцій.